Sygnaliści | Matchmaker

PROCEDURA OCHRONY SYGNALISTÓW I ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Działając na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14.06.2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 928), po przeprowadzeniu konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę, niezależnie od podstawy prawnej jej świadczenia, przyjmuje się niniejszą procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Spółce MatchMaker spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej zwaną: Procedurą) o następującej treści:

MATCHMAKER SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

1. DEFINICJE

• Spółka - rozumie się przez to spółkę MatchMaker sp. z o.o.;
• Dyrektor/Przełożony/Prezes - osoba o najwyższym stanowisku zarządczym, informowana o każdym etapie przebiegu zgłoszenia o Naruszeniu;
• Ustawa - ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14.06.2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 928);
• RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.);
• Działanie następcze - działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia;
• Działanie odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
• Informacja o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
• Kontekst związany z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
• Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
• Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
• Osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. z 2024 r. poz. 17);
• Zgłoszenie - ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
• Zgłoszenie wewnętrzne - ustne lub pisemne przekazanie Spółce informacji o naruszeniu prawa;
• Zgłoszenie zewnętrzne - ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
• Naruszenie prawa - działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące okoliczności wskazanych w niniejszej Procedurze;
• Sygnalista - osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym także w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu; w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant;
12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz.U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz.U. z 2024 r. poz. 248 i 834);
• Kanały zgłoszeń - określone metody komunikacji, za pośrednictwem których Sygnalista może zgłosić Naruszenie;
• Postępowanie wyjaśniające - rozumie się przez to postępowanie, które prowadzone jest w związku ze złożonym Zgłoszeniem, na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.

2. CEL PROCEDURY

1. Niniejsza Procedura zgłoszeń wewnętrznych stanowi zbiór zasad i norm, których celem jest ustalenie:
- sposobów zgłaszania naruszeń prawa;
- sposobu podejmowania działań następczych, w tym rozpatrywania zgłoszeń;
- zakresu naruszeń, które mogą być przedmiotem zgłoszenia;
- sposobów zapewnienia ochrony sygnalistów.
2. Wszyscy pracownicy oraz współpracownicy Spółki, niezależnie od formy prawnej współpracy ze Spółką, mają obowiązek przestrzegać niniejszych zasad. Wszyscy pracownicy oraz współpracownicy podpisują oświadczenie o zapoznaniu się z niniejszą Procedurą. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.
3. Procedura zostaje także udostępniona osobom starającym się o zatrudnienie lub podjęcie współpracy ze Spółką. Udostępnienie może nastąpić poprzez zamieszczenie Procedury na stronie internetowej.
4. Procedura ustanawia bezpieczne kanały raportowania zgłoszeń Sygnalistów, służące zapewnieniu im ochrony przed działaniami odwetowymi, z powodu kierowanych przez siebie zgłoszeń.
5. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Procedurą zastosowanie znajdą przepisy ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14.06.2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) oraz inne właściwe przepisy prawa.

3. ZAKRES PROCEDURY

1. Niniejsza Procedura reguluje:
• zgłaszanie naruszeń,
• postępowanie wyjaśniające,
• ochronę danych osobowych sygnalisty,
• przeciwdziałanie działaniom odwetowym.

2. Procedura określa w szczególności:
• zakres nieprawidłowości objętych Procedurą,
• zakres osób uprawnionych do zgłaszania naruszeń,
• zasady zgłaszania Naruszeń przez osoby uprawnione do dokonania Zgłoszenia,
• odpowiedzialność w procesie zarządzania nieprawidłowościami,
• proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,
• zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez Sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.

4. ZAKRES ZGŁOSZEŃ

Zakres Zgłoszeń może obejmować wyłącznie działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) ochrony prywatności i danych osobowych;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) korupcji;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

5. OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA PRZYJMOWANIE I WYJAŚNIANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
1.   Zarząd Spółki wyznacza osobę uprawnioną do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych spośród swoich pracowników oraz współpracowników. Wyznaczony pracownik lub współpracownik jest Przedstawicielem ds. Naruszeń odpowiedzialnym za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych i podejmowanie działań następczych. Dane Przedstawiciela podawane są do wiadomości pracowników i współpracowników oraz udostępnione na stronie internetowej Spółki. Przedstawiciel otrzymuje pisemne upoważnienia do działania i jest zobowiązany do zachowania poufności. Wzór upoważnienia oraz oświadczenia o zachowaniu poufności stanowi Załącznik nr 5 do Procedury. Na czas nieobecności Przedstawiciela Zarząd wyznacza jego Zastępcę. Postanowienia niniejszego Regulaminu dotyczące Przedstawiciela stosują się odpowiednio do Zastępcy.
2.   W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy w jakimkolwiek zakresie osób wskazanych w ust. 1, osoby te będą wyłączone od rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy przedmiotem Zgłoszenia jest zachowanie lub zaniechanie tej osoby, a także sytuacji, gdy pomiędzy tą osobą a Sygnalistą zachodzi stosunek podległości służbowej, jak również zachodzi stosunek pokrewieństwa lub powinowactwa pomiędzy tą osobą a Sygnalistą lub osobą, której dotyczy Zgłoszenie albo występuje inna okoliczność, która w sposób obiektywny może wpływać negatywnie na bezstronność tej osoby. W takim wypadku Zarząd Spółki wyznaczy inną osobę, która będzie odpowiedzialna za rozpatrzenie zgłoszenia.
3.   Przedstawiciel ds. naruszeń oraz jego zastępca zobowiązani są do zachowania poufności w związku ze sprawowaną funkcją. Przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków w związku z przyjmowaniem oraz rozpatrywaniem Zgłoszeń każda z ww. osób składa pisemne oświadczenie o zachowaniu pozyskanych w związku ze sprawowaną funkcją informacji w poufności.

6. ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
1. Osobą uprawnioną do dokonywania Zgłoszeń wewnętrznych jest Sygnalista.
2. Zgłoszenie może dotyczyć wyłącznie okoliczności wskazanych w pkt 4 Procedury.
3. Zgłoszenie nieprawidłowości i Naruszeń może być przekazywane za pośrednictwem wiadomości wysłanej na dedykowany adres email: zgloszenia@matchmaker.hr;
4. Zgłoszenie w sposób jasny i klarowny powinno zawierać:
• datę i miejsce wystąpienia Naruszenia (lub przybliżoną datę i miejsce);
• osoby lub jednostki zaangażowane w wystąpienie Naruszenia;
• szczegółowy opis/przebieg Naruszenia;
• dowody/dokumentację (e-maile, zdjęcia, raporty, nagrania, inne materiały).
5. Zgłoszenie może mieć charakter anonimowy lub nie anonimowy.
6. Wzór Formularza Zgłoszenia stanowi Załącznik nr 2.
7. Spółka potwierdza sygnaliście przyjęcie Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który można przekazać potwierdzenie.
8. W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczy naruszenia, które nie znajduje się w katalogu wskazanym w pkt 4 Procedury. Przedstawiciel ds. Naruszeń przekazuje je niezwłocznie Prezesowi Zarządu, który podejmie decyzję odnośnie ewentualnych dalszych kroków w związku z otrzymanym Zgłoszeniem.
9. Zgłoszenie powinno być dokonywane w dobrej wierze i obejmować prawdziwe informacje. Dokonanie Zgłoszenia nieprawdziwego może wiązać się z odpowiedzialnością na podstawie prawa, w tym odpowiedzialnością karną na podstawie art. 57 Ustawy. W takim przypadku osoba zgłaszająca może także ponieść odpowiedzialność cywilną - osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

7. PRZEBIEG POSTĘPOWANIA WYJAŚNIAJĄCEGO ORAZ PODEJMOWANIE DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
1. Wstępna weryfikacja Zgłoszenia jest dokonywana przez Przedstawiciela, który sprawdza, czy Zgłoszenie podlega rozpatrzeniu na podstawie niniejszej procedury.
2. W przypadku uznania, że Przedstawiciel ds. Naruszeń nie jest uprawniony do rozpatrywania zgłoszeń z uwagi na okoliczności wskazane w pkt 5 ust. 2, może on zostać wyłączony od udziału decyzją Zarządu Spółki, podjętą na wniosek przedstawiciela lub z własnej inicjatywy. Zarząd Spółki wyznaczy wówczas inną osobę odpowiedzialną za rozpatrzenie Zgłoszenia.
3. Przedstawiciel ds. Naruszeń może podjąć decyzję o utworzeniu Zespołu, który pełni rolę doradczą przy wyjaśnianiu Naruszenia. Zespół może składać się z pracowników lub współpracowników Spółki, a także z zewnętrznych specjalistów.
4. Przedstawiciel powinien podjąć wszelkie środki w celu wyjaśnienia Zgłoszenia, w szczególności uprawniony jest do:
- wezwania Sygnalisty do przedstawienia dalszych wyjaśnień;
- weryfikacji dokumentów przedłożonych przez Sygnalistę i pozyskiwania innych dokumentów w ramach działania Spółki;
- podjęcia rozmów z ewentualnymi świadkami naruszenia;
- pozyskiwania opinii zewnętrznych specjalistów;
- prowadzenia rozmów w ramach Zespołu w celu zasięgnięcia opinii Zespołu w sprawie Zgłoszenia.
5. Z wykonania każdej czynności Przedstawiciel sporządza protokół lub notatkę, która powinna być podpisana przez Przedstawiciela.
6. Do prowadzenia działań następczych uprawniony jest Przedstawiciel ds. Naruszeń.
7. Działania następcze są prowadzone z należytą starannością oraz w sposób bezstronny i obiektywny.
8. Przedstawiciel ds. Naruszeń podejmuje następujące działania następcze:
- przeprowadza postępowania wyjaśniającego w zakresie wskazanym w ust. 4 powyżej;
- przygotowuje informację zwrotną odnośnie naruszenia;
- przyjmuje rekomendacje i wytyczne w zakresie dotyczącym naruszenia, skierowane do Zarządu lub poszczególnych komórek organizacyjnych/osób, których dotyczy Zgłoszenie, przy czym rekomendacje mogą obejmować zarówno działania wewnętrzne, jak i zewnętrzne (np. rekomendacja zawiadomienia organów państwowych).
9. Informacja zwrotna jest przekazywana Sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
10. Informacja zwrotna odnośnie weryfikacji Zgłoszenia jest przekazywana także Zarządowi Spółki, w przypadku pozytywnej weryfikacji Zgłoszenia - celem podjęcia przez Zarząd decyzji odnośnie zarekomendowanych działań następczych (np. dyscyplinarnych w stosunku do pracownika, przeprowadzenie postępowania antymobbingowego i inne).

8. ŚRODKI OCHRONY SYGNALISTY
1. Sygnalista podlega ochronie na zasadach określonych w Ustawie. W szczególności wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe (ani próby lub groźby zastosowania takich działań), polegające w szczególności na:
a. odmowie nawiązania stosunku pracy;
b. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c. nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
d. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
e. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
f. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
g. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
h. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
i. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
j. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
k. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
l. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
m. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
n. mobbingu;
o. dyskryminacji;
p. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
q. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
r. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
s. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
t. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
u. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
3. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, postanowienie pkt 2 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
4. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
a. wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
b. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
5. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
6. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 Ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w zdaniu poprzednim, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
7. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
8. Nie można zrzec się praw określonych w rozdziale 2 Ustawy ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
9. Postanowienia aktów prawnych, o których mowa w art. 9 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 oraz z 2024 r. poz. 878), w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, nie obowiązują.
10. Postanowienia powyższe stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą oraz do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

9. ŚRODKI OCHRONY SYGNALISTY W PRZYPADKU UJAWNIENIA PUBLICZNEGO

1. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:
1) zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej - chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
2. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
1) naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

10. REJESTR ZGŁOSZEŃ

a. Spółka tworzy Rejestr Zgłoszeń, w którym odnotowuje się wszystkie Zgłoszenia wewnętrzne dokonane na podstawie niniejszej Procedury, w tym zgłoszenia anonimowe - niezależnie od późniejszego sposobu rozpatrzenia Zgłoszenia.
b. Za prowadzenie Rejestru odpowiedzialny jest Przedstawiciel ds. Naruszeń.
c. Rejestr Zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Wzór Rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej Procedury.

11. DANE OSOBOWE

1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
2. Spółka po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
3. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
4. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Postanowienia tego nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
6. Klauzula informacyjna dla Sygnalisty zawarta jest w Załączniku nr 1 do niniejszej Procedury.

12. INFORMACJA NA TEMAT ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
4. Sposób i tryb dokonywania Zgłoszeń oraz ich rozpatrywania określa rozdział 4 Ustawy oraz wewnętrzne procedury poszczególnych organów publicznych.

13. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Procedura jest podawana do wiadomości pracowników i współpracowników Spółki za pośrednictwem poczty e-mail i wchodzi w życie w ciągu 7 dni od dnia podania jej do wiadomości .
2. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Procedurą stosują się przepisy Ustawy.
3. Następujące załączniki stanowią integralną część Procedury:
Załącznik nr 1: Klauzula informacyjna
Załącznik nr 2: Wzór Zgłoszenia
Załącznik nr 3: Wzór Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych
Załącznik nr 4: Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą
Załącznik nr 5: Upoważnienie dla Przedstawiciela wraz z oświadczeniem o zachowaniu poufności

Załącznik nr 1: Klauzula informacyjna dla Sygnalisty

INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Administrator danych osobowych

Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać My, czyli Spółka MatchMaker sp. z o.o.
Możesz się z nami skontaktować w następujący sposób:
e-mail: zgloszenia@matchmaker.hr

Cele przetwarzania
danych osobowych oraz
podstawa prawna
przetwarzania

Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w celu wykonania obowiązku prawnego, ciążącego na nas, zgodnie z którym jesteśmy zobligowani do przyjęcia i rozpatrzenia Zgłoszenia wewnętrznego oraz podjęcia działań następczych w związku z tym Zgłoszeniem, jak również w celu późniejszej archiwizacji tego Zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane do podmiotów uprawnionych na podstawie prawa, a także do naszych zaufanych dostawców zewnętrznych, którzy wspierają nas w przyjmowaniu i rozpatrywaniu Zgłoszeń wewnętrznych (w szczególności dostawcy rozwiązań informatycznych, wykorzystywanych w trakcie realizacji procedury zgłoszeń wewnętrznych zewnętrzni konsultanci, np. kancelarie prawne, podatkowe).

Przekazywanie danych do
państw trzecich

Twoje dane osobowe nie będą przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Okresy przechowywania
danych osobowych

Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Postanowienia tego nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

Prawa współpracownika
związane z przetwarzaniem danych osobowych

Twoje prawa są następujące:

• dostęp do swoich danych osobowych,
• sprostowania danych osobowych,
• prawo wniesienia skargi, w przypadku wątpliwości w zakresie prawidłowego przetwarzania Twoich danych osobowych, do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie,
• prawo do cofnięcia zgody w zakresie w jakim przetwarzanie
Twoich danych osobowych odbywało się na podstawie tak wyrażonej zgody.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Masz również prawo do:
• usunięcia danych osobowych,
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych – na zasadach i przy ograniczeniach wynikających z przepisów RODO.

Podanie danych

Podanie danych osobowych niezbędnych do dokonania i rozpatrzenia Zgłoszenia jest dobrowolne, jednak brak podania tych danych może skutkować niemożnością rozpatrzenia Zgłoszenia.

Załącznik nr 2: Wzór Zgłoszenia

Data Zgłoszenia

Rodzaj Zgłoszenia
• Anonimowe

• nie anonimowe:
Imię i nazwisko:

Stanowisko:

Miejsce pracy/komórka organizacyjna:

Dane kontaktowe:

Data wystąpienia nieprawidłowości:

Data powzięcia wiadomości o nieprawidłowości:

Zgłoszenie dotyczy:
• bezpieczeństwa transportu;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• korupcji;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
Opis nieprawidłowości- fakty, okoliczności, opis sytuacji, której dotyczy Zgłoszenie:

Wskazanie podmiotu (np. osoby fizycznej, komórki organizacyjnej), którego dotyczy Zgłoszenie:
Imię i nazwisko lub nazwa:……………………..
Stanowisko (jeśli dotyczy):…………………………….
Dane kontaktowe:…………………………...
………………………………………….
………………………………………….
Wskazanie dowodów, poświadczających Naruszenie, np.:
- dokumentów, w tym elektronicznych;
- zdjęć, plików, filmów;
- świadków Naruszenia itp.

Oświadczam, że dokonuję niniejszego Zgłoszenia w dobrej wierze, pozostając w uzasadnionym okolicznościami sprawy przekonaniu, że naruszenie miało miejsce.
TAK/NIE*
*Niepotrzebne skreślić
Czy Sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości?
TAK/NIE*
*Niepotrzebne skreślić
Podpis Sygnalisty:

Załącznik nr 3: Wzór Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych

Załącznik nr 4: Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą

Kraków, dnia ….............................

Oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
Oświadczam, że zapoznałam/-em się ze Procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, obowiązującej w Spółce ...........

……………………………….
(Podpis osoby składającej oświadczenie)
Potwierdzam odbiór oświadczenia:
……………………………………..
(Podpis osoby działającej w imieniu Spółki)

Załącznik nr 5: Upoważnienie dla Przedstawiciela wraz z oświadczeniem o zachowaniu poufności

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

Działając w imieniu Spółki MatchMaker sp. z o.o. na podstawie właściwych przepisów w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności na podstawie art. 29 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz na podstawie art. 27 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r., niniejszym:

-udzielam Pani Chabik Katarzyna
upoważnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, w tym w zakresie danych osobowych szczególnej kategorii, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań jako Przedstawiciel ds. Naruszeń , w oparciu o Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, która obowiązuje w Spółce.
W ramach niniejszego upoważnienia jest Pani/Pan uprawniona(y) do wykonywania operacji na danych osobowych wyłącznie w niezbędnym do realizacji obowiązków zakresie.
Upoważnienie obowiązuje do czasu ustania stosunku prawnego wiążącego Panią/Pana ze Spółką MatchMaker sp. z o.o. lub do czasu odwołania tego upoważnienia.

___________________________
Data i podpis osoby upoważniającej
Potwierdzam odbiór:

____________________________
Data i podpis osoby upoważnionej

Oświadczenie o zachowaniu poufności
W związku z wyznaczeniem mojej osoby do pełnienia funkcji Przedstawiciela ds. Naruszeń oświadczam, że zobowiązuję się przestrzegać moich obowiązków, wynikających z obowiązującej w Spółce Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, w tym w szczególności zobowiązuję się do zachowania w poufności wszelkich informacji oraz danych, w tym danych osobowych, które zostaną przeze mnie uzyskane w związku ze sprawowaną funkcją.
Zobowiązuję się do zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych poprzez ich ochronę przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem w ramach środków organizacyjnych, technicznych i fizycznych zagwarantowanych i wdrożonych przez Spółkę.
Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczania, do których uzyskam dostęp, również po ustaniu stosunku prawnego wiążącego mnie ze Spółką, ze szczególnym uwzględnieniem dbałości o poufność danych szczególnej kategorii (danych wrażliwych).
W szczególności zobowiązuję się do zachowania w poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, co dotyczy wszelkich informacji, które pośrednio lub bezpośrednio mogą prowadzić do ujawnienia tożsamości tych osób, chyba że sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie swojej tożsamości. Jestem świadom, że ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą wbrew przepisom ustawy zagrożone jest odpowiedzialnością karną, przewidzianą w art. 56 ustawy o ochronie sygnalistów.

___________________________
Data i podpis osoby składającej oświadczenie
Potwierdzam odbiór:

____________________________
Data i podpis osoby odbierającej oświadczenie